Content Management Systeme – Welches CMS Du Wann nutzen solltest

Was zum Teufel sind Content Management Systeme?

Du stellst Dir auch diese Frage?

Du fragst Dich vielleicht auch, was Content Management Systeme alles können?!?

Du bist Dir also unsicher, welche Funktionen ein Content Management System hat? Oder zumindest haben sollte?

Jetzt erfährst Du was Content Management Systeme sind. Außerdem zeige ich dir die Vor- und Nachteile von CMS-Lösungen.

Du kannst am Ende selbst entscheiden, ob Du ein CMS brauchst und welches Du nutzen solltest.

Denn, ich erkläre Dir auch, warum Du ein CMS nutzen solltest.

AUSSERDEM: Ich nenne Dir häufige und FALSCHE Annahme vieler Menschen über Content Management Systeme.

P.S. Um eine fundierte Entscheidung für oder gegen ein Content Management System machen zu können, zeige ich Dir, wie ein geeigneter CMS Vergleich funktioniert.

Bevor es losgeht:
Ein Content Management System wird im allgemeinen auch CMS genannt. Ich nutze die Abkürzung auch immer wieder. Das hast Du hoffentlich bereits bemerkt.

Auch wenn Du wahrscheinlich mehr über ein Web Content Management System wissen willst, solltest Du wissen, dass nicht alle Content Management Systeme NUR für das Web gemacht sind. Du wirst es später noch besser verstehen. WordPress ist übrigens das meist genutzte Web Content Management System.

Was sind Content Management Systeme?

Du willst jetzt sicherlich wissen, was ein Content Management System ist?

Dafür schauen wir uns einmal den Begriff Content Management genauer an.

Was bedeutet nun das Wort Content Management?

Die Bedeutung von Content und Management

Das Wort Content stammt aus dem englischen und könnte mit dem Begriff Inhalt übersetzt werden.
Der Begriff Management ist ebenfalls englisch. Es kann mit Verwaltung übersetzt werden.

Somit ist die Aufgabe eines CMS die Verwaltung von Inhalten.

Aber wie wird Inhalt verwaltet?

Oder besser noch:
Was ist Inhalt? Und gibt es Unterschiede zwischen Inhalten?

Stell Dir einmal vor, dass der Inhalt einer (Online-)Zeitung von KEINEM CMS verwaltet werden würde.

Die Zeitung hat verschiedene Themengebiete. Und jedes Themengebiet hat verschiedene Kategorien.

Glaubst Du, dass das ohne CMS funktioniert? Vermutlich nicht.

Hast Du gerade bemerkt, dass Inhalte klassifiziert werden? Die Vergabe von Kategorien ist jedoch nur ein Teil der Möglichkeiten.

Ein Grund für die Klassifizierung sind unterschiedliche Inhalte. Informationen müssen in manchen Fällen getrennt werden. Oder anders ausgedrückt: Mancher Inhalt braucht viel mehr als nur ein Textfeld.

Dabei kann eine andere Darstellung nur ein Grund sein. Die Gründe und Möglichkeiten können hierbei sehr vielfältig sein. Eine andere Funktionsweise kann ein Grund dafür sein. Je nach CMS ist die Umsetzung dabei verschieden. Das Grundprinzip bleibt aber immer gleich.

Die Rechte im Content Management System

Bleiben wir am Beispiel einer Zeitung:
Wer darf nun Inhalte erstellen, ändern und veröffentlichen?

Kannst Du Dir vorstellen, dass alle Personen mit Zugang zum CMS alles dürften?!?

Wahrscheinlich nicht, oder?

Und das nur eine Person für mehr als 1000 Artikel verantwortlich ist, klingt auch unwahrscheinlich. Hierzu sind sehr viele Menschen nötig.

Dir ist sicher auch bekannt, dass es einen Chef Redakteur gibt, oder? Zumindest bei Zeitungen.

Er ist am Ende für die Freigaben der Beiträge verantwortlich. Aber auch für die Entscheidung zur Weiterverarbeitung trägt er die Verantwortung.

Es wäre sicherlich fatal, wenn alle die gleichen Rechte hätten. Daher bieten Content Management Systeme verschiedene Rollen an.

Dabei gibt es CMS-Lösungen mit festen Rollen. Bei anderen Lösungen ist es hingegen möglich neue Rollen zu erstellen. Über manche lassen sich die Rollen erweitern.

Inhaltstypen und Zustände

Eine Online Zeitung, wie bspw. „Die Zeit“ oder „Frankfurter Allgemeine Zeitung“ bieten nicht nur normale Artikel an. Es stehen z.B. auch Stellenangebote zur Verfügung.

Sie besitzen natürlich ganz andere Informationen. Je nachdem wie die Anforderung sind, werden ganz andere Inhaltsfelder benötigt. Damit sind Stellenangebote ein ganz anderer Inhaltstyp.

Je nach CMS-Lösung, ist es einfach, neue Inhaltstypen zu erstellen. In manchen Content Management Systemen können Inhaltstypen auch erweitert werden.

Ein weitere wichtiger Faktor für oder gegen ein CMS ist:
Können Inhalte verschiedene Zustände besitzen?

Es ist oft notwendig zu wissen, ob ein Beitrag kurz vor der Veröffentlichung steht. Oder ob ein Artikel in der Ideenphase steckt?

Wenn sich mehrere Personen mit einem Artikel beschäftigen, desto wichtiger ist diese Information. Ansonsten kann es zu Problemen mit der Veröffentlichung von Beiträgen geben.

Je mehr Beteilige es gibt, desto mehr Zustände sollte es im besten Fall geben.

Trennung zwischen Inhaltspflege und Programmierung

Eine weitere wichtige Aufgabe eines CMS ist die Trennung zwischen der Programmierung und dem Inhalt.

Das ist sozusagen die Grundidee eines jeden CMS. Menschen ohne Programmierkenntnisse können damit ganz einfach Inhalte erstellen. Die Bearbeitung von Inhalten soll damit auch gesichert werden.

Es gibt einmal die Programmierung. Der zweite Aufgabenbereich ist die Umsetzung des Designs. Die dritte und letzte Aufgabe dreht sich um den Inhalt.

Häufig werden Programmierung und das Design als ein Aufgabengebiet angesehen. Ich finde jedoch, dass es sich um zwei verschiedene Aufgaben handelt.

Zwar beschäftigt sich meist ein Team mit beiden Aufgaben, aber prinzipiell gehören sie nicht zusammen. Das kann man auch bei vielen CMS-Lösungen sehen. In der internen Struktur sind sie nämlich auch voneinander getrennt.

Meiner Meinung nach ist dabei auch die Umsetzung ein Faktor für oder gegen ein CMS. Auf diesen Fall gehe ich später nochmals ein.

Welche falschen Vorstellungen existieren über Content Management Systeme

Zum Thema Content Management Systeme gibt es viele Vorstellungen. Einige sind leider falsch. Oder nicht ganz richtig.

Damit Du Dich am Ende noch besser mit CMS-Lösungen auskennst, betrachten wir einmal diese Mythen.

1. Mythos: Ein CMS ist AUSSCHLIEßLICH für das Medium Internet geeignet!

Wenn viele über Content Management Systeme reden, sind die Personen häufig der Meinung, dass es nur für das Internet CMS-Lösungen gibt.

Wir befassen uns hier natürlich mit Web Content Management Systemen. Aber grundsätzlich kann ein CMS für alle möglichen Informationen genutzt werden.

Ich zeige Dir anhand dem Beispiel (Online-)Zeitung das Gegenteil. Die Online-Zeitung würde ja bereits einmal schon aufgeführt.

Stell Dir nun vor, es handelt sich nur um eine Print-Zeitung. Also ist sie gedruckt. Nicht digital.

Du kannst auch beide Varianten nehmen. Also digital und gedrückt.
Das entspricht nämlich exakt der Realität. Beinahe alle Zeitungsherausgeber machen das.

Glaubst Du, dass die normale Zeitung ohne ein CMS existieren könnte?

Ein Auslands-Korrespondent schickt seine Inhalte ja nicht per Email, oder? Wohl kaum.

Alle Inhalte müssen über ein CMS gesteuert werden. Andernfalls bricht Chaos aus.

Die reine Print-Zeitung braucht auch ein CMS. Content Management Systeme werden nicht nur für das Medium Internet genutzt.

Auch im Bereich des Wissensmanagements können sie eingesetzt werden. Sie können grundsätzlich überall genutzt werden, wo Informationen verwaltet werden.

2. Mythos: Mit einem CMS lassen sich Inhalte ganz einfach erstellen!

Grob ausgedrückt stimmt es auch. Ich erwähnte bereits, dass es verschiedene Inhaltstypen geben kann.

Wenn Du nun einen besonderen Inhaltstyp brauchst, entsteht möglicherweise ein Problem. Er ist wahrscheinlich standardmäßig nicht verfügbar.

Dann besteht die Frage, ob es bereits Erweiterungen oder Module dafür gibt.
Es wäre nicht ungewöhnlich, wenn für spezielle Fälle keine Erweiterung vorhanden ist.

Wenn es diese für das CMS nicht gibt, musst Du den ungefähren Aufwand einschätzen um es hinzuzufügen.

Bedenke das immer bei der Wahl eines CMS. Zumindest, wenn Du weißt, dass Du andere Inhaltstypen brauchst.

Ist dann die Umsetzung schwierig, solltest Du die Finger davon lassen.

3. Mythos: Jedes CMS lässt sich für alle Zwecke nutzen!

Dir ist sicher die Vielzahl von Content Management Systemen aufgefallen, oder?
Ich gehe nämlich davon aus, dass Du bestimmt bereits recherchiert hast, oder?

Hier sind viele Open-Source CMS vorhanden. Kostenpflichtige sind aber auch einige am Start.

Jedes CMS hat selbstverständlich eine andere Datenstruktur und Softwarearchitektur. Wiederum andere sind extra für spezielle Gebiete entwickelt.

Manche Content Management Systeme haben ihren Schwerpunkt auf der User-Verwaltung. Andere setzen auf eine sehr verfeinerte Kategorisierung der Inhalte.

Auch die Inhaltspflege kann sehr stark variieren. Die Benutzerfreundlichkeit schwankt auch mehr oder weniger.

Wenn Content Management Systeme sehr kompliziert sind, ist manchmal ein größeres technisches Verständnis notwendig. Dann hängt der Einsatz natürlich von den Fähigkeiten des Users ab.

Vor dem Einsatz eines CMS ist es wirklich notwendig sich damit auseinander zu setzen.

Du solltest auch nicht den Faktor Individualität unterschätzen. Du solltest Dir daher dringend folgende Fragen beantworten:

• Gibt es viele Module zur Auswahl? Oder, sind alle Module vorhanden, die Du brauchst?
• Ist es einfach eigene Module zu entwickeln?
• Wie schwierig ist es das Frontend und/oder Backend auf Dein Bedürfnisse anzupassen?

Wenn Du nun viele Anpassungen machen musst, solltest Du diese Fragen mit Ja beantworten können.

Schwierig wird es, wenn Du alle Fragen mit Nein beantwortest. Oft muss dann das System auf Erweiterungsmöglichkeiten geprüft werden. Wird ein CMS eher seltener genutzt, ist es schwieriger Hilfe von anderen zu bekommen. Zum Beispiel sind dann extrem wenige Foreneinträge zu finden.

Daher solltest Du dann gut überlegen, welches Content Management System Du nutzen könntest.

4. Mythos: Es gibt Content Management Systeme, die nicht zu gebrauchen sind!

Meiner Meinung nach ist diese Aussage ungenau.

Warum?

Das sagen Personen, die bestimmte Anforderungen haben. Und weil die Anforderungen nicht zu den Funktionalitäten eines CMS passt, heißt es nicht, dass es nicht zu gebrauchen ist.

Content Management Systeme sind teilweise für individuelle Frage- und Problemstellungen entwickelt.

Manche konzentrieren sich zusätzlich auf Module für die Kundenbindung. Das ist nur ein Beispiel für die Unterschiede.

Jedes CMS hat immer seine Vor- und Nachteile.

Auch deshalb hängt die Wahl eines CMS besonders von Deinen Anforderungen und Wünschen ab.

5. Mythos: Content Management Systeme lassen sich beliebig erweitern!

Ich kann ja nicht alle existierenden Content Management Systeme kennen. Es wird sicherlich ganz unbekannte CMS-Lösungen geben.

Ich selbst habe auch schon ganz individuelle Systeme erstellt.

Trotzdem kann ich sagen, dass sicherlich 80% erweiterbar sind.

Jedoch besteht immer die Frage wie hoch der Aufwand ist Erweiterungen zu erstellen.

Es ist besonders problematisch, wenn eine Dokumentation fehlt. Auch eine schlecht gepflegte oder unvollständige Dokumentation führt zu großen Problemen.

Auch hier zählt einerseits die Bekanntheit eines CMS. Je bekannter es ist, desto besser ist meist die Dokumentation. Das erleichtert oft die Einarbeitung.

Es sollte auch dringend geprüft werden, wie Erweiterungen Update-sicher erstellt werden.

Es gilt hierbei wie in allen anderen genannten Punkten auch: Recherchieren, recherchieren, recherchieren.

6. Mythos: Content Management Systeme funktionieren ohne Programmieren zu können!

Grundsätzlich stimmt das auch. Vor allem wenn der Standard genommen wird.

Wenn es aber darum geht, mehr aus Content Management Systemen herauszuholen, sind spezielle Kenntnisse notwendig.

Erweiterungen lassen sich ohne Programmier-Kenntnisse nicht so leicht erstellen. Dann musst Du hoffen, dass es eine passende Erweiterung gibt. Ansonsten muss diese programmiert werden.

Ist eine Erweiterung doch vorhanden, braucht aber noch Anpassungen, dann geht es auch nicht ohne Programmierung.

Solltest Du keine Kenntnisse haben, brauchst Du Hilfe. Schließlich müsstest Du Dich erstmal in das CMS einarbeiten.

Fazit

Content Management Systeme sind tolle Werkzeuge um Inhalte zu erstellen, pflegen und verwalten. Jedoch solltest Du vor der Wahl eines CMS gut recherchieren.

Passt das CMS zu Deinen Anforderungen? Und ist es zu ihnen gut erweiterbar? Das solltest Du mit einer CMS-Lösung immer mit Ja beantworten können.

Ansonsten läuft man in Gefahr sehr viel Zeit zu investieren.

Außerdem:
Ein Wechsel von einem CMS zum anderen ist schwierig. Vor allem mit vielen Inhalten. Ein Import der bisherigen Inhalte ist meistens kompliziert.

Je länger ein CMS benutzt wird und viel Inhalt ist vorhanden, umso schwieriger ist ein Wechsel.

Versuche einen solchen Fall unbedingt zu vermeiden.